・圧着はがきとは・・・
皆さんのお手元に送られてくる通知や明細書のなかで、"めくって開く"はがきのことです。 一般的に、圧着はがきは圧着方式により次のような種類に分類され、目的や用途によって使い分けられています。 また、圧着はがきを作成する装置をメールシーラーと言いますが、一般的なオフィスに設置できるようなメールシーラーは、装置サイズの関係でおおむね＜先糊圧着方式＞のものに限られてしまいます。他の方式のメールシーラーは一般的に大量処理を前提にした工場設備のような大規模な機械装置になりますのでオフィスに導入するのは非常に困難です。
＜先糊圧着方式＞(さきのりあっちゃく)
上質紙の表面に、強い圧力で接着力が発生する圧着糊があらかじめ薄く塗布された用紙を使います。請求書や明細書などのデータ印刷に適しており、一般的なレーザープリンターでデータ印刷ができるので、少量ロットから大量ロットまで幅広く、様々な用途で使われています。（弊社の圧着用紙はこの方式です）
＜後糊圧着方式＞(あとのりあっちゃく)
後糊圧着方式の用紙は先糊圧着方式のものと同じく上質紙ですが、データ印刷を終えた上質紙に塗工機といわれる大型の機械で印刷面を含めて全面に圧着糊が塗布されます。圧着糊の塗布の前にデータ印刷を行うため塗工機を持っている印刷業者などで使われるのが一般的で、フルカラー印刷もできるため広告DMや大量処理の通知に適しています。
＜フィルム式圧着方式＞
圧着はがきの開封面には光沢があり、見た目に高級感があるため広告DMなどで良く使われています。データを印刷した後に特殊なフィルムを挟んで、熱と圧力を与えて接着する方式のため装置が複雑となり大型設備となることが多いです。
＜UVニス圧着方式＞
この方式はデータ印刷をした用紙に、紫外線を照射すると硬化するUVニスを全面に塗布する方式で大型で特殊な塗工機が必要となり大型な設備となっています。大量発行で写真印刷を多用するような広告DMに良く使われます。
圧着方式別の主な特徴
・圧着はがきを導入するメリットとは
封書に比べても大変多く見られるようになりましたが、なぜ圧着はがきで通知が送られてくるのでしょうか？
その理由はとても明確で、封書だった通知物を圧着はがきに変更するだけで、
1) 郵便料削減 秘匿情報をはがきで送れるので郵便費の大幅削減 (82円 → 62円/通)
2) 人件費削減 ３つ折りや封入/封緘の手作業が自動化されるので大幅に工数が削減
3) 開封率向上 封書と比較して開封率が大幅に改善 (開封せずに捨てることが少ない)
4) 誤挿入解消 宛名と封入物の入れ間違えが無い (宛名とデータは同一ページに印刷)
のようなメリットが簡単に得られるからです。
つまり、秘匿情報は印刷内容が見えてしまうこれまでのハガキでは送ることが困難でしたが、圧着はがきは秘匿情報をめくらないと見えない内側に印刷することができ、且つ郵便料金はハガキ料金の62円にすることができるということです。
さらには、手作業での封入/封緘作業に比べると圧着はがきの作成はメールシーラーで自動化することが出来るので、大幅な人件費削減になります。特に大量に処理をする企業様では経費の節減効果が大きいので、クレジット会社や生命保険会社などでは多く使われています。
・封書での通知を圧着はがきに置き換えるには
まず、圧着はがきの場合は、印刷できる面積に制限がありますので情報量を圧着はがきの見開きページ範囲に収めることができるかを確認する必要があります。ここではレイアウト変更だけでなく、文字数や文字サイズなどの工夫が必要な時があります。印刷面積として圧着はがきにできる内容であれば、次は社内で作成するか、外部委託するかを検討することになります。
1) 個人情報データを渡して外部業者に作成を委託する
2) 機器を導入して自社内で圧着はがきを作成する
用途や目的などによりどちらかを選ぶことになりますが、一般事務所において圧着はがきの発行を検討されている場合は、その通知の内容が広告DMのような写真を多用、また見た目に光沢があるような高級感が必要な内容であるか否かが重要なポイントになります。もし広告DMのような写真を多用するような内容の場合は
フィルム式圧着、またはUVニス圧着方式になりますが、残念ながらこれらの機器を導入するには相当な初期投資が必要となり簡単に一般事務所に導入するのも困難ですので、発行量に関係なく印刷業者などに委託することをお薦めします。
一方、請求者や各種の通知物などのテキスト印刷がメインの場合は、先糊圧着方式用の機器(メールシーラー)を導入して、社内で処理することが可能です。特に個人情報を印刷する場合は、個人情報保護の観点からも社内で処理をするケースが増えています。発行部数によりメールシーラーも小型機から大型機まで様々な商品がありますので、価格と機能などを比較して選択することができます。投資対効果を検討して機器の選定をすれば、月々100～200通発行の少ロットのユーザー様から、数万枚/月の大量処理のユーザー様まで幅広く社内での処理が可能です。(小型で安価なメールシーラーはこちら）
メールシーラーを社内に導入し、圧着はがきを作成する場合の主な利点と課題としては、
＜利点＞
・個人情報を外部に出す必要がない（個人情報の保護)
・印刷情報の確定から短納期で対応可能（データ修正も対応しやすい）
・少ロットでも対応可能（外部委託は少ロットでは割高）
・外部委託より経費節減の効果が大きい
＜課題＞
・メールシーラー機器の初期導入費用の負担
・現在お使いの帳票の印刷用レイアウト変更
となります。もし初期投資の課題をクリアできれば非常に導入効果が大きいこと、また機器導入も簡単であることから、少量発行数の一般事務所でもメールシーラーの導入が加速しております。
・先糊式圧着はがきの作成工程
先糊式圧着のメールシーラーを導入した時の圧着はがき作成ワークフローは、以下のようになります。
＜メールシーラー自動処理＞
1) データ入力と帳票レイアウト（パソコン）請求書や通知書を管理するソフトウエアは、規模や機能などにより様々あります。おおむね販売管理ソフト、財務管理ソフト、給与計算ソフトなどの一般的にパッケージソフトと言われるソフトウエアを使ってデータ管理を行っている場合、又はお客様専用に開発された独自の管理システムを使っている場合、あるいは汎用の表計算ソフトを使って管理されているケースなどに分類されます。ソフトウエアがいずれの場合であっても圧着はがきを作成するには、圧着はがきに印刷したい個別情報を管理しているソフトウエア上で、帳票のカスタマイズ機能を使ってこれまでお使いの帳票のレイアウトを変更して、圧着はがきの見開き範囲内に情報がすべて収まるようにするだけです。（一部のソフトウエアでは帳票のカスタマイズ機能がない場合があります。その場合は別途帳票レイアウトソフトなどが必要となります。） >>> 帳票レイアウトソフトとは
＜封入用帳票印刷レイアウト＞
＜圧着はがき印刷レイアウト＞
（移動）
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2) データ印刷（レーザープリンター）先糊方式の圧着はがき用紙は汎用的なレーザープリンターで印刷することができるようになっています。しかし前述のように圧着される面にはあらかじめ糊が薄く塗布されていますので、普通紙に比べてプリンタのカセット給紙部でのトラブルには注意が必要です。またプリンターのトナー定着が悪い場合は圧着によりトナー(印字)が反対面に転写されてしまうこともありますので、この点も事前に確認することをお勧めします。インクジェットプリンタによるデータ印刷については、インク定着の関係で転写を抑えることが難しいため先糊圧着方式ではほとんど使われておりません。
3) 紙折り工程と圧着工程（メールシーラー）
メールシーラーの中では基本的に紙折りと圧着という２つの工程が自動で行われます。プリンターで印刷された圧着はがき用紙を良く捌いてからメールシーラーにセットします。外３つ折り(Z折り)になるように折り方を設定し、スタートボタンを押すだけです。先糊圧着方式の接着には一切熱を使わないため、故障しやすいヒーター部がありません。大変信頼性が高く故障しづらいのも特徴です。
＜紙折り工程＞ ＜圧着工程＞
完成
圧着用紙 外三つ折り 圧着はがき
圧着はがきはメールシーラー内で加圧ローラー間の狭い隙間を通ることで、非常に高い圧力が加わり接着力が発生するメカニズムになっています。この感圧糊の接着力は、湿度が高いと強く、乾燥していると弱いという特性があり、また塗布量のバラツキでも接着力が変化します。出来上がった圧着はがきは、もし接着力が強すぎるとめくる時に破れてしまい、逆に接着力が弱いと配送の途中でめくれてしまうという障害が発生しますので、一般的に圧着はがきを作成するごとに圧着力の確認と調整が必要という難しさもあります。お客様がどなたでもメールシーラーを簡単にお使いいただけるように、弊社では圧着力の確認と調整を必要としない弊社標準の圧着はがき用紙 PostFitシリーズ をご用意しております。
・圧着はがきは色々なところで使われています。
◆金融関係： 取引明細書、財形残高通知、満期払戻金通知、etc.
◆証券関係： 取引報告書、残高明細書、償還金支払通知、etc.
◆生保・損保関係： 配当金支払通知、保険金支払通知、課税控除証明書、etc.
◆健保組合関係： 保険金支払督促通知、医療費通知、組合報告書、etc.
◆自治体関係： 住民税・国税・国保税などの納税通知、児童・国保・介護保険などの健康福祉関係の通知、年金支払通知、納税催告書、上下水道使用料のお知ら及び督促状、etc.
◆クレジット関係： 利用明細書、口座振替通知、督促状、etc.
◆学校・各種教育機関： 成績結果通知、受験票、就学通知書、各種証明書、各種案内通知、各種支払通知、etc.
◆医療・介護福祉関係： 各種定期健診の案内通知や診断結果通知、介護保険使用者への請求書や領収書、etc.
◆図書館関係： 本・ビデオ・CD の返却督促状、etc.
◆一般企業： 請求書、給与明細書、領収書、展示会等の案内書、各種通知書、DM、etc.
◆その他： コンビニ代理収納帳、会報、抽選券、各種ダイレクトメール、etc.
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